MP Smart Muhasebe Yönetimi Modülü
MP Accounting Manager, WordPress admin içinde çalışan; WooCommerce siparişlerini, manuel GİB/e-Arşiv fatura kayıtlarını, muhasebeci export paketlerini ve işlem geçmişini custom table mimarisiyle yöneten bağımsız bir muhasebe takip modülüdür.
1. Genel Amaç
MP Accounting Manager, WordPress ve WooCommerce altyapısıyla çalışan işletmeler için geliştirilmiş, admin panel odaklı bir ön muhasebe ve fatura takip modülüdür. Modülün amacı fatura kesmek değil; WooCommerce siparişleri ile GİB/e-Arşiv üzerinden oluşturulan faturalar arasındaki takip, kayıt, kontrol, dışa aktarım ve muhasebeciye teslim sürecini düzenli hale getirmektir.
Özellikle manuel GİB/e-Arşiv portalı üzerinden fatura oluşturan işletmeler için sipariş-fatura bağlantısını takip etmek zamanla zorlaşır. Hangi sipariş faturalandı, hangi fatura muhasebeciye gönderildi, hangi kayıt inceleme bekliyor, hangi fatura daha önce export edildi gibi sorular genellikle Excel, klasör notları veya manuel arşivlerle takip edilir. MP Accounting Manager bu süreci WordPress admin içinde merkezi ve izlenebilir bir yapıya taşır.
Kısa Değer Önerisi
WooCommerce siparişleri ile GİB/e-Arşiv fatura süreçlerini tek panelde takip eden, custom table mimarisiyle hızlı çalışan, duplicate fatura no riskini azaltan ve muhasebeciye tek paket export üreten yönetilebilir bir modül.
2. Problem ve İhtiyaç
WooCommerce mağazalarında sipariş süreci dijitaldir; ancak birçok işletmede fatura kesme süreci hâlâ manuel GİB/e-Arşiv portalı üzerinden yürütülür. Bu durum sipariş ve fatura verisinin iki farklı yerde oluşmasına neden olur. Sipariş WooCommerce içindedir, fatura GİB tarafındadır, PDF arşivi ise bilgisayarda, bulutta veya harici depolamada tutulabilir.
Bu da operasyonel olarak şu sorunları doğurur:
- Aynı siparişin yanlışlıkla tekrar faturalanması veya faturalanmamış sanılması.
- GİB fatura no bilgisinin WooCommerce siparişleriyle ilişkilendirilememesi.
- Muhasebeciye gönderilecek aylık verilerin dağınık dosyalardan toplanması.
- Fatura PDF dosyalarının nerede saklandığının takip edilememesi.
- Fatura no, müşteri, KDV ve toplam tutar bilgilerinin Excel dosyalarında manuel takip edilmesi.
- Daha önce export edilmiş faturaların tekrar muhasebe paketine karışması.
- Hata, duplicate veya inceleme gereken kayıtların merkezi olarak izlenememesi.
MP Accounting Manager bu ihtiyaçları tek bir admin-only modül altında toplayarak site yöneticisinin günlük fatura operasyonunu sistematik hale getirir.
3. Ürün Vizyonu ve Konumlandırma
Modül, klasik anlamda bir e-fatura entegratörü değildir. İlk fazdaki amacı fatura kesmek değil, fatura takip operasyonunu güvenilir hale getirmektir. Bu konumlandırma bilinçli olarak seçilmiştir; çünkü fatura kesme süreçleri ülke, mevzuat, özel entegratör, GİB portalı ve firma senaryolarına göre değişebilir. Ancak sipariş-fatura eşleştirme, duplicate kontrol, kayıt arşivi, export paketi ve loglama bütün işletmeler için ortak ihtiyaçtır.
4. Modülün Temel Mimari Yaklaşımı
MP Accounting Manager plugin olarak değil, mevcut MP modül loader sistemine bağlanan aktif/pasif edilebilir bir modül olarak düşünülmüştür. Bu sayede aktif olduğunda kendi admin menülerini, tablolarını, export ve log sistemini yükler; pasif olduğunda ise WooCommerce, frontend veya WordPress çekirdeği üzerinde gereksiz yük oluşturmaz.
Mimarinin ana prensipleri şunlardır:
- WordPress çekirdek tablolarını gereksiz post/meta verileriyle şişirmemek.
- Fatura ve muhasebe kayıtlarını custom table içinde normalize saklamak.
- WooCommerce siparişlerini doğrudan SQL ile değil, WooCommerce API mantığıyla okumak.
- Admin panel içinde net, sade ve operasyon odaklı ekranlar sunmak.
- Export geçmişini ve hangi faturaların hangi pakete dahil edildiğini saklamak.
- Duplicate fatura no riskini özellikle aktif/onaylı kayıtlar için engellemek.
- Her kritik işlem için log kaydı oluşturmak.
5. Ana Özellikler
| Özellik | Açıklama |
| Manuel Fatura Kaydı | GİB/e-Arşiv üzerinden kesilen fatura bilgileri admin formundan kaydedilebilir. |
| Woo Siparişten Fatura Oluşturma | WooCommerce siparişindeki müşteri, ürün, KDV ve toplam bilgileri Yeni Fatura formuna otomatik taşınır. |
| Fatura Listeleme ve Detay | Faturalar filtrelenebilir, detayları ve kalemleri görüntülenebilir. |
| Fatura Düzenleme | Yanlış girilen manuel bilgiler güvenli şekilde güncellenebilir; export edilmiş kayıtlar düzenlenirse log’a uyarı düşer. |
| Duplicate Koruması | Onaylı ve inceleme gereken aktif faturalarda aynı fatura no tekrar kaydedilemez. |
| CSV Export | Muhasebeciye gönderilecek faturalar CSV formatında dışa aktarılabilir. |
| ZIP Export Paketi | invoices.csv, invoice_items.csv, customers.csv ve manifest.json tek ZIP dosyasında indirilebilir. |
| Export Geçmişi | Her export işleminde hangi faturaların pakete dahil edildiği kaydedilir. |
| Dashboard | Aylık toplamlar, KDV, export bekleyenler, eksik Woo siparişler ve son loglar tek panelde izlenir. |
| Loglar | İşlem geçmişi, duplicate engellemeleri, hatalar, warning ve export kayıtları takip edilir. |
| Ayarlar | Satıcı firma, varsayılan KDV, para birimi, fatura durumu ve export tercihleri yönetilir. |
6. WooCommerce Entegrasyonu
WooCommerce entegrasyonu modülün en kritik parçalarından biridir. Siparişler MP Accounting Manager içinde listelenir; ancak sipariş kaynağı WooCommerce olarak kalır. Modül WooCommerce siparişini muhasebe kaydı haline dönüştürürken müşteri, ürün, KDV, ödeme ve toplam bilgilerini snapshot mantığıyla alır.
- WooCommerce siparişi oluşur ve ödeme/sipariş durumu uygun hale gelir.
- MP Accounting > Woo Siparişler ekranında sipariş listelenir.
- Faturası olmayan siparişlerde “Fatura Oluştur” butonu görünür.
- Butona tıklandığında Yeni Fatura formu sipariş verileriyle dolar.
- Yönetici GİB/e-Arşiv fatura no ve eksik vergi bilgilerini girer.
- Fatura kaydedilir ve Woo sipariş ID ile eşleştirilir.
Bu entegrasyon sayesinde sipariş ve fatura ilişkisi ayrı bir mapping tablosunda izlenir. Aynı sipariş için aktif fatura varsa Woo Siparişler ekranında yeni fatura oluşturma butonu yerine mevcut fatura görüntülenir.
7. Fatura Yönetimi ve Duplicate Koruması
Fatura yönetimi, modülün merkezidir. Faturalar sadece kaydedilmez; durumları, müşteri bilgileri, Woo eşleşmeleri, kalemleri, export durumu ve log geçmişiyle birlikte izlenir. Sistemde fiziksel silme yaklaşımı yerine durum yönetimi kullanılır.
| Durum | Anlamı | Duplicate Kontrolündeki Rolü |
| approved | Onaylı, aktif fatura | Aynı fatura no tekrar kaydedilemez |
| needs_review | İnceleme gereken ama aktif kabul edilen kayıt | Aynı fatura no tekrar kaydedilemez |
| imported | İçe aktarılan kayıt | İş akışına göre onaylanabilir veya incelenebilir |
| draft | Taslak veya tamamlanmamış kayıt | Aynı fatura no tekrar girilebilir |
| archived | Arşivlenen/pasif kayıt | Export dışıdır, duplicate dışındadır |
| cancelled | İptal edilen kayıt | Export dışıdır, duplicate dışındadır |
Duplicate sistemi özellikle şu alanlara bakar: fatura no, ETTN/UUID, PDF hash, sipariş ID, müşteri vergi no, fatura tarihi ve toplam tutar. Güncelleme ekranında ise mevcut fatura ID’si duplicate kontrolünden hariç tutulur; böylece fatura kendi kendisiyle çakışmaz fakat başka aktif fatura ile çakışırsa güncelleme engellenir.
8. Export ve Muhasebeci Paketi
Muhasebeci için en önemli ihtiyaç, dönemsel verilerin düzenli ve tek pakette alınabilmesidir. MP Accounting Manager bu ihtiyacı hem tek CSV hem de ZIP paket export ile karşılar. ZIP paket, muhasebe operasyonunu çok daha düzenli hale getirir.
| Dosya | İçerik |
| invoices.csv | Fatura başlık bilgileri, müşteri, vergi no, tarih, toplamlar, Woo sipariş bağlantısı |
| invoice_items.csv | Fatura kalemleri, ürün/hizmet adı, SKU, adet, birim fiyat, KDV, satır toplamı |
| customers.csv | Export kapsamındaki müşteriler, vergi bilgileri, iletişim ve fatura toplamları |
| manifest.json | Export tarihi, filtreler, kayıt sayıları ve paket içeriği hakkında makine okunabilir özet |
Her export işlemi geçmiş tablosuna kaydedilir. Ayrıca export_items tablosu sayesinde hangi faturaların hangi export paketine dahil edildiği sabit olarak izlenir. Böylece “bu fatura daha önce muhasebeciye gönderildi mi?” sorusuna sistem üzerinden cevap verilebilir.
9. Dashboard, Loglar ve İzlenebilirlik
Dashboard, modülün günlük kontrol panelidir. Amaç sadece istatistik göstermek değil, site yöneticisinin yapılacak işleri hızlıca görmesini sağlamaktır. Dashboard üzerinde bu ayın aktif faturaları, KDV toplamı, export bekleyen faturalar, inceleme gereken kayıtlar ve faturası eksik Woo siparişler gösterilir.
- Aylık aktif fatura sayısı ve toplam tutar
- Aylık KDV toplamı
- Export bekleyen faturalar
- İnceleme gereken faturalar
- Faturası eksik WooCommerce siparişler
- Son export kayıtları
- Son warning/error logları
Loglar ekranı ise modülün denetim katmanıdır. Kurulum, fatura oluşturma, fatura güncelleme, duplicate engelleme, export indirme, export geçmiş kaydı oluşturma ve hata kayıtları buradan takip edilebilir.
10. Ayarlar ve Yönetilebilirlik
Ayarlar ekranı, modülün işletmeye göre yapılandırılmasını sağlar. Firma bilgileri, varsayılan para birimi, KDV oranı, yeni fatura durumu, export durumu, ZIP export aktifliği ve export limitleri bu ekrandan yönetilir. Ayarlar WordPress options yapısında saklanır.
| Ayar Grubu | Örnek Ayarlar |
| Satıcı Firma | Firma ünvanı, vergi no, vergi dairesi, e-posta, telefon, adres |
| Fatura | Varsayılan para birimi, varsayılan KDV oranı, yeni fatura varsayılan durumu |
| Export | Varsayılan export durumu, maksimum fatura/kalem/müşteri limiti, ZIP aktif/pasif |
| Güvenlik/İzleme | Export sonrası exported_at işaretleme, log kayıtları, yetki kontrolleri |
11. Güvenlik Yaklaşımı
MP Accounting Manager admin-only bir modül olarak tasarlanır. Buna rağmen fatura ve müşteri bilgileri hassas kabul edilir. Bu nedenle temel güvenlik yaklaşımı yetki kontrolü, nonce doğrulaması, dosya/export erişim kontrolü, public dosya paylaşımından kaçınma ve loglama üzerine kuruludur.
- current_user_can tabanlı yetki kontrolü
- Form ve export işlemlerinde nonce doğrulaması
- Sadece admin/izinli kullanıcıların erişebileceği ekranlar
- Export geçmişi ve işlem logları
- Fiziksel silme yerine durum yönetimi
- Public URL ile hassas dosya paylaşmama prensibi
- İleride muhasebeci erişimi için token süre sınırı ve download loglama altyapısına uygun mimari
12. Kullanıcı Senaryoları
Senaryo 1: Woo Siparişten Fatura Kaydı
Sipariş WooCommerce’e düşer. Yönetici Woo Siparişler ekranından Fatura Oluştur der. Form sipariş bilgileriyle dolar. GİB fatura no girilir ve fatura kaydedilir.
Senaryo 2: Manuel Fatura Girişi
Woo bağlantısı olmayan veya manuel takip edilen bir fatura doğrudan Yeni Fatura ekranından kaydedilir.
Senaryo 3: Duplicate Engelleme
Aynı fatura no onaylı veya inceleme durumundaki başka bir kayıtta varsa sistem yeni kayıt veya güncelleme işlemine izin vermez.
Senaryo 4: Muhasebeciye Dönem Export
Ay sonu filtrelenir, ZIP Paket İndir seçilir. Faturalar, kalemler ve müşteriler tek paket olarak dışa aktarılır.
Senaryo 5: Export Geçmişi İnceleme
Daha önce indirilen export kaydına girilir ve o pakete dahil edilen faturalar görüntülenir.
Senaryo 6: Yanlış Girilen Faturayı Düzeltme
Fatura düzenleme ekranından müşteri, tutar, fatura no veya kalem bilgileri güncellenir; işlem loglanır.
13. Pazarlama Değeri ve Faydalar
MP Accounting Manager, küçük ve orta ölçekli WooCommerce işletmeleri için muhasebe hazırlık sürecini sadeleştirir. Modül, fatura kesme operasyonunu değiştirmeden, sipariş-fatura takip katmanını güçlendirir. Bu nedenle mevcut iş akışına kolay adapte olur.
| Fayda | Açıklama |
| Zaman Kazancı | Aylık muhasebe hazırlığında fatura, müşteri ve kalem verileri tek paketten alınır. |
| Hata Azaltma | Duplicate fatura no, eksik fatura ve export edilmiş kayıtların tekrar karışması riskini azaltır. |
| Operasyonel Şeffaflık | Dashboard, log ve export geçmişi sayesinde süreç takip edilebilir hale gelir. |
| Performans | Custom table mimarisiyle büyük veri setlerinde WordPress post/meta yapısına yük bindirmez. |
| Uyarlanabilirlik | Plugin değil modül loader mimarisiyle istenince aktif/pasif edilebilir. |
| Büyüme Potansiyeli | Cari hesap, gider, tahsilat, PDF import ve entegrasyon fazlarına hazır çekirdek sunar. |
14. Rekabet Avantajları
Piyasadaki birçok çözüm ya tam e-fatura entegratörü olmaya çalışır ya da WooCommerce içinde sınırlı meta kayıtları tutar. MP Accounting Manager’ın farkı, muhasebe operasyonunu WordPress admin içinde bağımsız ve modüler bir takip motoru olarak ele almasıdır.
- WooCommerce’e bağımlı ama WooCommerce tablolarına gömülü olmayan mimari
- Custom table ile raporlama ve export için daha kontrollü veri yapısı
- Export geçmişi ve export_items ilişkisiyle güçlü izlenebilirlik
- Duplicate kontrolünün muhasebe mantığına göre aktif/pasif fatura ayrımı yapması
- GİB PDF dosyasını kalıcı saklama zorunluluğu olmadan PDF konum notu/arşiv yaklaşımı
- İlk fazda sade, sonraki fazlarda mini ön muhasebe sistemine büyüyebilen yapı
15. Faz Planı ve Gelişim Yol Haritası
| Faz | Kapsam | Hedef |
| Faz 1 | Custom table, manuel fatura, Woo eşleştirme, duplicate, liste/detay/düzenleme, CSV/ZIP export, export geçmişi, dashboard, loglar, ayarlar | Sağlam çekirdek ve günlük operasyon altyapısı |
| Faz 2 | PDF import, PDF parse, toplu import, export rapor PDF’i, güvenli indirme linki | GİB PDF süreçlerini otomatikleştirme |
| Faz 3 | Cari hesap, tahsilat takibi, gider takibi, KDV raporları, ödeme yöntemi analizleri | Ön muhasebe fonksiyonlarını genişletme |
| Faz 4 | E-fatura/e-arşiv servisleri, Logo/Mikro/Paraşüt uyumlu export, API, muhasebeci portalı | Entegrasyon ve ileri seviye ürünleşme |
16. Teknik Tablo Özeti
| Tablo | Amaç |
| wp_mpam_invoices | Fatura başlık kayıtları, durum, müşteri, toplamlar, Woo sipariş ilişkisi, exported_at |
| wp_mpam_invoice_items | Fatura kalemleri, ürün/hizmet, adet, birim fiyat, KDV ve satır toplamları |
| wp_mpam_customers | Müşteri bilgileri, vergi no, adres ve iletişim alanları |
| wp_mpam_woo_map | Fatura ile WooCommerce sipariş eşleşmesi ve sipariş snapshot bilgileri |
| wp_mpam_exports | Export geçmiş kayıtları, filtreler, dosya adı, hash, toplamlar ve sayılar |
| wp_mpam_export_items | Her export paketine dahil edilen fatura ID ve özet bilgileri |
| wp_mpam_logs | Modül içi işlem, uyarı ve hata kayıtları |
| wp_options / mpam_settings | Modül ayarları: firma, KDV, export, limitler ve güvenlik tercihleri |
17. Test ve Kalite Kontrol Yaklaşımı
Modülün güvenilirliği için testler sadece ekran açılıp açılmadığına göre değil, iş akışlarının doğru davranıp davranmadığına göre yapılmalıdır. Özellikle duplicate, export geçmişi ve düzenleme senaryoları kritik kabul edilmelidir.
- Woo sipariş listesi açılıyor ve siparişten fatura formu doluyor mu?
- Aynı fatura no onaylı/inceleme durumunda tekrar engelleniyor mu?
- İptal veya arşivlenen kayıt duplicate dışında kalıyor mu?
- Fatura düzenleme ekranında mevcut kayıt kendi kendisiyle çakışmadan kaydedilebiliyor mu?
- CSV ve ZIP export doğru dosyaları üretiyor mu?
- Export geçmişi ve export_items kayıtları oluşuyor mu?
- Dashboard export bekleyen ve inceleme gereken kayıtları doğru gösteriyor mu?
- Log ekranı warning/error kayıtlarını ve context verisini gösteriyor mu?
- Ayarlar kaydedilip Yeni Fatura ve Export ekranlarına yansıyor mu?
MP Accounting Manager, WordPress + WooCommerce tabanlı işletmeler için manuel GİB/e-Arşiv fatura süreçlerini düzenleyen güçlü bir operasyon modülüdür. En büyük değeri, fatura kesme sürecini değiştirmeden sipariş-fatura takibini, duplicate kontrolünü, export paketlerini ve muhasebe hazırlığını tek panelde toplamasıdır.
Custom table mimarisi sayesinde ölçeklenebilir, modül loader uyumu sayesinde kontrollü, dashboard ve log yapısı sayesinde izlenebilir, export geçmişi sayesinde denetlenebilir bir yapı sunar. Faz 1 çekirdeği tamamlandığında sistem günlük operasyon için kullanılabilir bir seviyeye ulaşır; Faz 2 ve sonrasında PDF import, güvenli muhasebeci erişimi, cari hesap, gider yönetimi ve özel entegratör bağlantılarıyla daha kapsamlı bir ön muhasebe sistemine dönüşebilir.
Final Mesaj
MP Accounting Manager; WooCommerce siparişlerini, GİB/e-Arşiv fatura kayıtlarını ve muhasebe export süreçlerini tek merkezde toplayarak işletmelere daha güvenli, daha hızlı ve daha izlenebilir bir muhasebe hazırlık deneyimi sunar.
MP Kasko Değer Modülü
Premium Paket Ses Transkript Hizmeti
Diginex Digital Agency HTML Şablon
Ainova AI Agency HTML Şablon
